СЛОВАРЬ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ТЕРМИНОВ
ЕРС(М) (английская аббревиатура - Engineering, Procurement, Construction, Management — инжиниринг, поставки, строительство, управление проектом) - управление строительством объекта «под ключ». ЕРС(М)+ означает, что инжиниринговая компания выполняет не только работы ЕРС(М), но и оказывает дополнительные услуги по выполнению буквально всех работ, которые могут понадобиться при выполнении Проекта
Администрация - должностные лица компании, осуществляющие властные полномочия и обладающие необходимыми правами и обязанностями для реализации приказов и распоряжений генерального директора, который, в свою очередь, является должностным лицом компании.
Анализ - метод научного исследования (познания) явлений и процессов, в основе которого лежит изучение составных частей, элементов изучаемой системы (Современный экономический словарь).
Аппетит к риску - совокупная величина риска, которым организация готова заняться, сохранить или принять на себя (ИСО 31000:2009, п.2.6).
База данных (БД) - библиотека электронных файлов, хранящая систематизированную информацию по вопросам бизнеса организации
Бизнес-план (технико-экономического обоснования) проекта - один из Внутренних типовых документов СУП, в котором в произвольной форме излагаются причины выполнения Проекта, пути выполнения Проекта, основные решения по реализации Проекта и дается экономический расчет инвестиционных затрат на Проект
Бизнес-процесс - последовательность действий, направленная на достижение заданных целей.
Бюджет - система взаимосвязанных коммерческих, производственных, хозяйственных и финансовых планов развития организации в целом, структурных подразделений исходя из текущих и стратегических целей функционирования (www.cis200/ru ).
Бюджет (Проекта) - один из Внутренних типовых документов СУП, в котором лимит финансирования отражается в помесячной разбивке в разрезе этапов, статей расходов и объектов
Бюджетно-инвестиционный комитет (БюИК) - составленная из руководителей верхнего звена консультативная группа, которая может включать и внешних консультантов; является постоянно действующим органом, занимающимся тщательной проверкой стратегических и финансовых планов, дающим рекомендации, разрешающим разногласия и оперативно вносящим коррективы в деятельность компании.
Бюджет расходов по текущей деятельности - бюджет, определяющий планируемый результат деятельности организации от операций, связанных с притоком или оттоком денежных средств или их эквивалентов. Включает в себя все статьи доходов и расходов, не относящиеся к категории инвестиционных.
Валютные операции - осуществление платежей в иностранной валюте по своим обязательствам перед иностранными контрагентами, получение иностранной валюты в счет оплаты задолженности и/или авансирования по договорам поставки товаров, оказания услуг, выполнения работ, заключенным с иностранными контрагентами, операции, проводимые в рамках кредитных договоров, заключенных с иностранными кредитными учреждениями, перевод денежных средств со счета, открытого за пределами территории РФ на счет открытый на территории РФ, перевод денежных средств со счета, открытого на территории РФ на счет открытый за пределами территории РФ.
Вероятность - возможность наступления случайного события (ИСО 31000:2009, п.2.21).
Визирование - процесс проставления подписей лиц, вовлеченных в процедуру согласования проекта документа, в соответствующем разделе листа согласования.
Владелец бизнес-процесса - лицо, несущее полную ответственность за процесс достижения установленных целей, наделенное всеми полномочиями в отношении этого процесса. Лицо, отвечающее за ход, результат и эффективность этого процесса, измеряющее его и осуществляющее все необходимые действия для выполнения требований внутренних и внешних потребителей, обеспечения результативности, эффективности всего процесса и каждой из его составных частей (подпроцессов).
Владелец риска - лицо, наделенное полномочиями и несущее ответственность за управление риском (ИСО 31000:2009, п.2.9).
Внешнеторговая товарообменная операция - внешнеторговая операция между организацией и иностранным контрагентом в рамках заключенного договора, в ходе реализации которого, организация выступает в качестве поставщика товаров (работ, услуг, информации и результатов интеллектуальной деятельности) подлежащих вывозу за пределы территории РФ, так и в качестве покупателя товаров (работ, услуг, информации и результатов интеллектуальной деятельности), подлежащих ввозу из-за пределов территории РФ.
Внутренние типовые документы - образцы документов, используемых при выполнении Проектов
Внутренний аудит - деятельность по предоставлению независимых и объективных мнений и консультаций, направленных на совершенствование хозяйственной деятельности организации («Профессиональные стандарты внутреннего аудита», перевод осуществлен российским Институтом внутренних аудиторов).
Вспомогательные бизнес-процессы -обеспечивающие ресурсами основные процессы.
Высшее руководство - лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п.3.2.7).
Генподрядчик - предприятие или независимая компания, которые выполняют или управляют всеми этапами Проекта
График (Проекта) - один из Внутренних типовых документов СУП, в котором приведена этапность работ по Проекту
Диаграмма процесса или подпроцесса - визуальное представление бизнес- процесса или подпроцесса, разработанное на основе заранее определенного стандарта.
Договор - письменный документ об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, содержащий все существенные условия сделки, по которым сторонами достигнуто соглашение. Договор включает в себя как текст договора, так и текст подписанных к нему согласительных документов, дополнительных соглашений, иных приложений (Гражданский кодекс РФ, ст. 420).
Документ - информация, представленная на соответствующем носителе (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.7.2).
Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ, в котором определяется место каждого работника в системе управления предприятия, его основные функции, обязанности, права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности.
Должностное лицо - работник организации, наделенный правом принимать управленческие решения в соответствии с должностной инструкцией по своим функциональным обязанностям и направлениям, и несущий персональную ответственность за принимаемые решения.
Ежеквартальный бюджет проекта - утверждаемая советом директоров предприятий смета инвестиционных затрат в помесячной разбивке в разрезе предприятий, проектов, статей затрат и контрагентов, охватывающая инвестиционный цикл проекта в помесячной разбивке.
Заинтересованная сторона - лицо или группа лиц, заинтересованных в деятельности или успехе организации (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.3.7).
Заказчик - юридическое лицо, которое по договору поручает организации выполнить Проект (или отдельные его этапы и работы) или управлять выполнением Проекта (или отдельными его этапами и работами)
Заключение договора - момент вступления договора в силу, с которого у сторон возникают обязательства по договору, а также возможность защиты и принудительного исполнения уполномоченными органами в соответствие с применимым правом (законодательством)
Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.7.6).
Запрос на технико-коммерческое предложение (ТКП) - направляемый заказчиком потенциальному участнику тендера запрос, содержащий следующую информацию: предмет тендера; лот; другие необходимые условия участия в тендере; место и дата предоставления ТКП для участия в тендере; контактное лицо заказчика, его координаты
Заявка на оплату - записка, установленного образца, со всеми заполненными реквизитами и полями, содержащая заявку о перечислении денежных средств контрагенту организации
Импортная операция - внешнеторговая операция между иностранным поставщиком и организацией в рамках заключенного договора, в ходе реализации которого, организация выступает в качестве покупателя товаров (работ, услуг, информации и результатов интеллектуальной деятельности), подлежащих ввозу из-за пределов территории РФ .
Инвестиционный проект - установленная организацией совокупность действий по выполнению строительно-монтажных работ, поставке товаров, разработке проектной документации, оказании услуг и т.п., направленная на создание современного технологичного производства или промышленного комплекса
Иностранная валюта - денежные средства в наличной и безналичной форме выраженные в валюте, отличной от российского рубля
Иностранная компания - компания, не являющаяся резидентом Российской Федерации
Интегрированная система менеджмента (ИСМ) - совокупность не менее двух систем менеджмента, отвечающих требованиям двух и более стандартов систем менеджмента, ориентированных на различные заинтересованные стороны, и функционирующих в организации как единое целое
Интегрированная система управления рисками (ИСУР) - набор взаимосвязанных элементов, объединенных в единый процесс, в рамках которого руководство и работники, каждый на своем уровне, участвуют в выявлении потенциальных событий, которые могут повлиять на деятельность организации, а также в управлении этими событиями в рамках приемлемого для акционеров уровня риска
Карта риска - графическое описание нескольких рисков, по одной «оси» которой указан возможный ущерб при реализации риска, а по другой вероятность его возникновения
Кодекс этики аудитора - документ, представляющий принципы деятельности внутреннего аудита и правила поведения, описывающие поведение, ожидаемое от внутренних аудиторов
Коммерческое предложение - представляемое предполагаемым участником тендера на конкурс и являющееся офертой предложение, содержащее набор количественных и качественных характеристик сделки, предполагаемой претендентом к заключению после проведения тендера
Компонент системы внутреннего контроля - наличие политик и контрольных процедур, обеспечивающих выполнение указаний менеджмента корректно и в полной мере. Контрольные процедуры охватывают все уровни организации и все ее функции
Конкурс – см. Тендер.
Конкурсная документация - комплект документов, содержащих исходную информацию о предмете тендера, условиях и процедуре тендера, требованиях к содержанию и оформлению документации, направляемый заказчиком потенциальному участнику конкурса
Контроль - управленческая процедура или технология разработанная для контролирования или регулирования деятельности или процессы, которые могут привести к наступлению риска
Контроли корпоративного уровня - управленческие контроли, устанавливаемые руководством для получения достаточной степени уверенности в том, что по всей компании, включая отдельные бизнес-единицы, применяются контрольные процедуры
Контрольные процедуры - процедуры, направленные на противодействие рискам, осуществляющие авторизацию и визирование, разделение полномочий, проверку, анализ результатов деятельности, обеспечивающая безопасность активов (COSO).
Контрольная среда - общее отношение совета директоров и менеджмента к необходимости осуществления контроля в организации и предпринимаемые в этой связи действия. Контрольная среда позволяет обеспечить необходимую структуру и предпосылки для достижения главных задач системы внутреннего контроля
Корпоративная информационная система (КИС) - совокупность программного обеспечения и технических средств, используемых для хранения, обработки и передачи информации с целью решения бизнес-задач подразделений
Корпоративная сеть - совокупность компьютеров, объединенных средствами передачи данных (коммутирующим оборудованием и каналами связи: телефонными, волоконно-оптическими и т.п.)
Конфликт интересов - любые отношения, которые фактически являются или могут быть восприняты как не отвечающие интересам организации. Конфликт интересов ставит под сомнение способность физического лица объективно выполнять свои обязанности
Концепция (Идея) Проекта - четко сформулированное письменное предложение о целях, возможностях и путях выполнения Проекта, из которого следует перспективность и целесообразность его дальнейшей проработки
Лимит финансирования - максимальная сумма инвестиций в Проект с учетом рисков, которая определяется при составлении бюджета Проекта. Возможны лимиты финансирования для отдельных этапов Проекта
Лот - набор количественных и качественных характеристик сделки, предполагаемой заказчиком к заключению по результатам проведения тендера
Методология COSO - методология построения и оценки системы внутреннего контроля, разработанная организацией COSO (Committee of Sponsoring Organizations), которая рекомендована для внедрения систем внутреннего контроля в соответствии с требованиями раздела 404 SEK - Комиссии по ценным бумагам и биржам США (COSO).
Методы тестирования операционной эффективности - подтверждение, наблюдение, ревизия документов, повторение контрольной процедуры (COSO).
Момент заключения договора - момент получения лицом, направившим оферту, её акцепта. Если в соответствии с законом для заключения договора необходима также передача имущества, договор считается заключенным с момента передачи соответствующего имущества. Договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента его регистрации, если иное не установлено законом (Гражданский кодекс РФ, ст. 433).
Мониторинг - непрерывный контроль, надзор, критичное наблюдение или определение статуса отклонения от требуемого или ожидаемого уровня эффективности работы (ИСО 31000:2009, п.2.30).
Мошенничество - любые незаконные действия, характеризующиеся обманом, сокрытаем или злоупотреблением доверия. Сюда относятся действия, которые не производятся под воздействием силы или угрозы применения силы. Мошенничество совершается сторонами и организациями с целью получения денег, собственности или услуг, уклонения от выплаты компенсации за нанесенный ущерб или с целью личной или коммерческой наживы
Наблюдение - метод тестирования, при котором выполнение контрольной процедуры производится в присутствии контролирующего (COSO).
Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР) - комплекс мероприятий, включающий в себя как научные исследования, так и производство опытных и мелкосерийных образцов продукции, необходимый для разработки промышленной технологии. НИОКР выполняются как с целью технологического улучшения и развития уже существующих производств и технологических переделов, имеющихся у заказчика, так и для освоения принципиально новой для заказчика продукции
Несанкционированный доступ - доступ к информации, нарушающий установленные правила разграничения доступа
Объективность - непредвзятое отношение, позволяющее внутренним аудиторам выполнять аудиторские задания и не допускать существенных отклонений в вопросе качества работы. Требует, чтобы внутренние аудиторы не подстраивали свое профессиональное суждение по вопросам аудита под мнение других
Операционный день - часть рабочего дня (календарные дни, кроме установленных федеральными законами выходных и праздничных дней, а также выходных дней, перенесенных на рабочие дни решением Правительства РФ) с 10-00 до 15-00 мск, в течение которого банковские учреждения принимают документы от клиентов для проведения платежей
Операционный риск - риск убытка в результате неадекватных или ошибочных внутренних процессов, действий сотрудников и систем или внешних событий (Basel II).
Остаточный риск - риск по состоянию на данный момент времени с учетом существующих механизмов контроля (COSO).
Основные бизнес-процессы - бизнес-процессы, генерирующие доходы компании
Организация - группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений (ГОСТ Р ИСО 9001-2008, п. 3.3.1).
Ответственный исполнитель - ответственное лицо по договору, либо работник, назначенный руководителем структурного подразделения организации ответственным за проведение разовой сделки на основании счета
Отклонение - несовпадение, нарушение (Толковый словарь русского языка).
Отчетная дата - последняя дата отчетного периода (последнее число месяца, последнего в данном отчетном периоде)
Отчетный период - промежуток времени, за который готовится консолидированная отчетность. Обычно используются следующие отчетные периоды: 3 месяца, 6 месяцев, 9 месяцев, 12 месяцев (год). Каждый отчетный период начинается первого числа месяца первого в соответствующем отчетном периоде
Паспорт сделки - документ таможенно-банковского контроля, содержащий основные сведения внешнеторгового или иного договора, в рамках которого предполагается проведение валютной операции, подтверждающий принятие проводимой организацией валютной операции на контроль уполномоченным банком
Передача - отправка документов по электронной почте или личное вручение документов по акту приемки-передачи кому-либо из заинтересованных лиц
Победитель - участник тендера, в отношении которого Тендерным комитетом принято решение о заключении договора на закупку (реализацию) рассматриваемого лота
Политика - общие намерения и направления деятельности организации, официально сформулированные высшим руководством
Под-процесс - работы, входящие в состав данного процесса и представляющие собой также процесс
Положение о структурном подразделении - организационно-правовой документ, определяющий основные задачи структурного подразделения, его функции, взаимосвязь с другими подразделениями
Предмет тендера - товарно-материальные ценности (сырье, материалы, комплектующие, оборудование и проч.), а также работы и услуги, предполагаемые заказчиком к закупке
Претендент - юридическое или физическое лицо, представившее ТКП на участие в тендере
Принятие риска - стратегия, в рамках которой не предусматривается каких-либо специальных действий в отношении определенного риска
Приказ - правовой акт, издаваемый в целях разрешения производственных задач, утверждаемый генеральным директором, или лицом, назначенным генеральным директором исполнять его обязанности в период временного отсутствия, связанного с командировкой, отпуском или болезнью
Присущий риск - риск, которому подвержена компания при отсутствии какого- либо контроля или мер по снижению степени риска
Проект (Инвестпроект) - система работ, мероприятий, документов и ресурсов, позволяющих достичь цели инвестиций при заданном объеме инвестиций и сроке выполнения Проекта. В промышленности Проект охватывает работы от момента зарождения Идеи Проекта до пуска объекта в эксплуатацию
Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п.3.4.5).
Процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.4.1).
Распоряжение - правовой акт, издаваемый структурными подразделениями для разрешения оперативных вопросов и утверждаемый руководителями, наделенными данным правом должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором
Резолюция документа - надпись на документе, отражающая решение, принятое должностным лицом, содержащая личную подпись должностного лица и дату принятия решения
Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.2.14).
Риск - вероятность возникновения события, которое повлияет на достижение поставленных целей (COSO).
Риск в области профессиональной безопасности и охраны здоровья - сочетание вероятности возникновения опасной ситуации или воздействия и серьезности травмы или нанесения вреда здоровью, которые могут быть вызваны опасной ситуацией или воздействием (OHSAS 18001:2007).
Система внутреннего контроля (СВК) - процесс, осуществляемый Советом директоров, руководством организации и другими сотрудниками, направленный на обеспечение достаточной уверенности в достижении целей по следующим направлениям: эффективность операций и результативность использования ресурсов; достоверность финансовой отчетности; соблюдение требований законодательства и внутренних Политик и процедур (COSO).
Система менеджмента качества (СМК) - система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству (ГОСТ Р ИСО 9000:2008, п. 3.2.3).
Система экологического менеджмента (СЭМ) - часть системы менеджмента организации, используемая для разработки и осуществления ее экологической политики и менеджмента ее экологическими аспектами (ГОСТ Р ИСО 14001-2007, п.3.8).
Система менеджмента промышленной безопасности и охраны труда (СМ ПБиОТ) - часть системы менеджмента организации, используемая для разработки и реализации политики и управления рисками в области промышленной безопасности и охраны труда в соответствии с требованиями стандарта OHSAS 18001:2007 .
Согласование -процесс сбора замечаний, комментариев, правок, предложений, полученных от согласовывающих подразделений к проекту документа, устранения выявленных недостатков и процесс визирования
Согласительные документы к договору - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, согласительные протоколы и иные подобные документы, подписываемые сторонами договора при его заключении и являющиеся его неотъемлемой частью
Соответствие - выполнение требований (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п.3.6.1).
Стандарт организации (СТО) - стандарт, утвержденный и применяемый организацией для целей стандартизации, а также для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для распространения и использования полученных в различных областях знаний, результатов исследований (испытаний), измерений и разработок (ГОСТ Р 1.12-2004, п.2.6).
Структурное подразделение - официально выделенный орган управления частью организации с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач К структурным подразделениям могут относиться: службы, управления, отделы, сектора, цеха, лаборатории, и др. подразделения.
Существенные условия договора - условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для действительности договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (Гражданский кодекс РФ, ст. 432).
Тендер/конкурс - конкурсная форма проведения преддоговорного отбора, представляющая собой соревнование представленных претендентами конкурсных предложений с точки зрения их соответствия набору количественных и качественных характеристик предполагаемой сделки, заявленных при объявлении тендера
Тендерный комитет - постоянный орган, созданный для организации и проведения тендеров на основании приказа генерального директора заказчика
Технико-коммерческое предложение (ТКП) - предоставляемое предполагаемым участником тендера на конкурс и являющееся офертой предложение, содержащее набор количественных и качественных характеристик сделки, предполагаемой претендентом к заключению после проведения тендера
Технический архив (Техархив) - библиотека документов на бумажных носителях, хранящих систематизированную информацию по вопросам бизнеса организации
Технологический маркетинг - поиск, изучение и анализ новых технологий, которые нужны для выполнения Проекта или могут его инициировать
Типовой договор - шаблон договора, утвержденный руководителем организации
Толерантность к риску - показатель или совокупность показателей, отражающих приемлемый уровень отклонения в отношении конкретной цели
Уведомление - информационное сообщение, посредством которого доводится информация административного, производственного или организационного характера
Уполномоченный банк - банковское учреждение, имеющее договорные отношения с организацией, осуществляющее функции агента валютного контроля
Управление риском - скоординированная деятельность по управлению и контролю организацией в отношении риска (ИСО 31000:2009, п.2.2).
Устав организации - зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности (Современный экономический словарь).
Участник Тендера - претендент, допущенный Тендерным комитетом до участия в тендере
Цели - чётко описанное желательное состояние, которого необходимо достигнуть в результате деятельности
Экспортная операция - внешнеторговая операция между организацией и иностранным покупателем в рамках заключенного договора, в ходе реализации которого, организация выступает в качестве поставщика товаров (работ, услуг, информации и результатов интеллектуальной деятельности), подлежащих вывозу за пределы территории РФ .
Эффективность - соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами (ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.2.15).